L’organisation d’un séminaire ne s’improvise pas. Puisqu’il en va de la réputation de l’entreprise, il convient de porter attention à toute une série de critères et, surtout, de s’y prendre suffisamment tôt. Vous trouverez dans les quelques lignes qui vont suivre la marche à suivre pour un séminaire réussi. À vos stylos!
Établir des objectifs clairs et précis
Avant d’entamer une quelconque démarche, il vous faut, dans un premier temps, dresser les objectifs poursuivis par ce type d’événement. De ceux-ci découleront l’entièreté de l’organisation du séminaire.
Le séminaire peut simplement avoir pour but de rassembler partie ou totalité des collaborateurs d’une entreprise en un lieu original, différent. Il peut également être organisé en vue de renforcer la culture d’entreprise et de réaffirmer les valeurs de celle-ci. Mais le séminaire peut aussi être envisagé comme un team building visant à faciliter les échanges et la communication entre les différentes parties, tout comme il peut servir à présenter une nouvelle stratégie, un revirement, un renouveau.
En fonction du but poursuivi, les activités proposées, mais également la durée de l’événement, le nombre de participants et autres modalités sont logiquement amenés à varier. Une fois cet aspect clairement défini, il est alors temps de passer à la suite…
Les modalités pratiques
La prochaine étape consiste à déterminer une date ainsi qu’un horaire capable de satisfaire tout le monde, ou, du moins, le plus grand nombre. Cette tâche peut s’avérer plus difficile qu’il n’y parait dans le chef des entreprises régies par un système de pauses, par exemple. Une analyse approfondie est donc nécessaire avant de fixer, une fois pour toute, le jour J. Le choix du lieu est donc logiquement à réaliser avant cette étape puisqu’il est nécessaire de s’assurer de sa disponibilité.
Après avoir défini et convié les différents invités, restera alors à déterminer le nombre de participants effectifs.
Si le lieu de réception est éloigné du siège social de l’entreprise, il peut être judicieux de songer à un possible moyen de transport commun.
Si le séminaire s’étend sur une durée relativement longue, ce qui est généralement le cas, n’oubliez pas de proposer à vos hôtes de quoi se restaurer. Nombreux sont les traiteurs spécialisés dans l’organisation de séminaire.
Si des activités sont prévues, il vous faudra également booker les différents intervenants. L’élaboration d’un planning pourra aiguiller les participants et veillera au bon déroulement du séminaire.
L’après…
Vous voilà désormais paré(e)! Si vous suivez scrupuleusement les différentes recommandations renseignées ci-dessus, votre séminaire devrait logiquement se dérouler sans accroc. Une fois celui-ci derrière vous, n’hésitez pas à réaliser un retour auprès des participants.